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Business Continuity Kontinuierlicher Verbesserungsprozess: Vorteile mit ISO 22301

Erfahren Sie, mit welchen Komponenten Ihr Business Continuity Ansatz kontinuierlich verbessert werden kann: Festlegen des Umfangs, Lernen und Ausbildung, Engagement des Managements, externe Beurteilung sowie weitere Komponenten sind entscheidend.

„…eine volle Implementation stellt recht hohe Ansprüche an die Organisation“

Wie mit jedem ISO Management Standard, ist auch bei ISO 22301 das Ignorieren eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses keine Option. In der Praxis gibt es immer und überall Verbesserungspotenzial. Bessere Resultate werden erzielt, wenn Verbesserungsansätze auf verschiedene Aspekte eines BCM-Ansatzes angewandt werden. Welche Aspekte dabei im Vordergrund stehen, diktiert die aktuelle Situation.

„Das Bewusstsein gegenüber BCM der Mitarbeitenden dürfte bei Projektbeginn nahe bei Null liegen“

Stillstand ist Rückschritt

Ein BCM-Ansatz ist am Beginn nie ideal. Verschiedene Randbedingungen diktieren Einschränkungen. Da unsere Ressourcen in der Regel stark beschränkt sind, ist es nicht zielführend, schon zu Beginn zu viel erreichen zu wollen. Die folgenden Vorschläge sind praktische Beispiele, kontinuierlich Verbesserungen zu erzielen, wie ich aus einer Reihe von BCM-Projekten gelernt habe. Die Maßnahmen sind unabhängig voneinander, können daher einzeln oder gemeinsam umgesetzt werden.

Projektumfang (Scope): Klein ist schön

Die Norm ISO 22301 selbst schreibt eine Definition des Projektumfangs vor. Dies bedeutet, dass wir uns Gedanken machen müssen, sinnvolle Grenzen des Projektumfangs festzulegen. Dies bedeutet die Fokussierung auf spezielle Prozesse, Standorte oder Produkte und Dienstleistungen. Kernaufgabe dabei ist, die wichtigsten Ressourcen in unserer Organisation (vor Betriebsunterbrechungen) zu schützen. Meiner Erfahrung nach ist eine anfängliche Beschränkung des Projektumfangs sehr empfehlenswert.

“Da unsere Ressourcen in der Regel stark beschränkt sind, ist es nicht zielführend, schon zu Beginn zu viel erreichen zu wollen“

Falls wir mit einem bewusst klein gewählten Projektumfang starten, erhöht dies die Chancen, ein BCMS (Business Continuity Management System) erfolgreich zu implementieren. Da die Definition des Projektumfangs vor der Durchführung einer Impact-Analyse (BIA) erfolgt, kann die Durchführung der BIA bereits erste Erkenntnisse über eine Bestätigung oder Modifikation des Projektumfangs bringen. Dadurch, und durch die Durchführung einer Risiko-Analyse, haben wir bereits unseren BCM-Ansatz verbessert.

LLL: lebenslanges Lernen

Die Erfahrung und die Kenntnisse unseres Business Continuity Teams dürften am Anfang noch nicht überragend gut sein. Mit dem Zuwachs von Erfahrungen und durch zielgerichtetes Training wird unser BCM-Ansatz ebenfalls verbessert. Auch das Bewusstsein gegenüber BCM der Mitarbeitenden dürfte bei Projektbeginn nahe bei Null liegen. Hier Bewusstsein zu schaffen, stellt ebenfalls ein Verbesserungspotenzial für unseren Ansatz dar. Dabei kann es um kurze Orientierungen, Informationen und/oder Wettbewerbe im Internet oder kleine Übungen gehen.

continuuuity führt dabei erprobte und erfolgreiche Trainingskurse durch: http://continuuuity.ch/training/. Weitere Informationen zum Nutzen eines BCM-Ansatzes finden sich auf http://continuuuity.ch/benefits/

Diese Initiativen führen zu einem positiven Verhältnis bei der Durchführung eines BCM-Projekts: Betroffene werden zu Beteiligten, deren Goodwill trägt wesentlich zur Verbesserung des BCM-Ansatz bei.

Video: Kontinuierlicher Verbesserungsprozess mit ISO 22301

Engagement des Top-Managements

Das Management der Organisation ist in den BCM-Ansatz einzubeziehen, gemäß allen ISO Management Standards ist es zum Vorantreiben von Verbesserungen sogar verpflichtet. Es muss daher den BCM-Ansatz kennen, inklusive des sich entfaltenden Nutzens und der sich ergebenden Möglichkeiten. Ein anfänglicher BCM-Ansatz wird meistens bescheiden sein, während eine volle Implementation recht hohe Ansprüche an die Organisation stellt. Damit ergibt sich automatisch ein Potenzial für viele Verbesserungen. Das Management muss dabei seine Verantwortung übernehmen, indem es die geplanten Verbesserungen initiiert und deren Durchführung überwacht.

Der Notfallplan

„Ein Plan der nie geübt wurde ist wahrscheinlich nicht effektiv“

Jeder Notfallplan wird erst von einem Notfallteam in die Praxis umgesetzt. Auch hier gilt, dass das Notfallteam zumindest anfänglich noch nicht in der Lage sein dürfte, ernste Krisen zu bewältigen. Dies zeigt auch hier einen Bedarf für Ausbildung und Übungen. Ein Plan der nie geübt wurde, ist wahrscheinlich nicht effektiv. In den meisten meiner Projekte muss ich das Notfallteam überzeugen, entsprechende Übungen zu planen und durchzuführen. Am Anfang stehen einfache, risikolose aber nicht sehr aussagekräftige Übungen, wie beispielsweise ablaufgesteuerte Besprechungen von bestimmten Notfall-Szenarien. Erst später können realistischere und komplexere Übungen angesetzt werden. Erst diese erzeugen ein Maß an Erfahrung und Zuversicht, auch tatsächliche Geschäftsunterbrechungen erfolgreich zu meistern. Das Verbesserungspotenzial besteht im Planen und Umsetzen von immer komplexeren Übungen.

Zweitmeinung

Die Überprüfung unseres BCM-Ansatzes durch unabhängige Experten, wie zum Beispiel interne oder externe Revision stellt ein weiteres Verbesserungspotenzial dar. Diese projekt-externen Stellen sollten dabei in der Lage sein, unseren Ansatz kritisch zu hinterfragen, Inkonsistenzen aufzuzeigen und auf fehlende Elemente hinzuweisen. Damit leisten sie entscheidende Beiträge zur Verbesserung unseres BCM-Ansatzes.

Aufholjagd

Jede Organisation entwickelt sich, dies bedeutet, dass unsere Dokumentation und Pläne dies abbilden und nicht veralten. Dies ist umso bedeutender für Dokumentationen, die im Notfall entscheidende Hilfestellung bieten müssen. Um die Brauchbarkeit der Dokumentation sicherzustellen, muss gewährleistet werden, dass die Zeitverzögerung zwischen Organisationsänderungen (z.B. Mitarbeiterwechsel) und deren Dokumentation klein gehalten werden muss. Je kürzer diese Zeitverzögerungen, desto besser ist unser BCM-Ansatz in dieser Hinsicht.

Was haben wir gelernt

BCM folgt einem zyklischen Ansatz. Dies bedeutet dass die erwähnten Aktivitäten periodisch durchgeführt werden müssen. Wird zum Beispiel eine Impact-Analyse zum zweiten oder dritten Mal durchgeführt, wird deren Qualität entsprechend höher sein. Generell kann angeführt werden, dass die wiederholte Durchführung der erwähnten Maßnahmen bereits zu einem verbesserten BCM-Ansatz führen. Als Zusatznutzen wird die Organisation sich besser verstehen, Zusatznutzen entsteht und sie wird proaktiv sowie reaktiv besser auf Betriebsunterbrechungen regieren können. Dies ist das eigentliche Ziel eines BCM-Ansatzes.

1 reply
  1. Xavier A Gunn
    Xavier A Gunn says:

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